Juhiabi teabevara

Filtreeri

  • Audio
  • Video
  • Lisad

2.5.9. Dokumentide hävitamine

Dokumendid tuleks hävitada nende säilitustähtaja möödumisel, vastasel juhul jäävad need organisatsiooni hallata, mis põhjustab liigset ressursikadu nii paber- kui ka digitaaldokumentide puhul. Arhivaale ehk arhiiviväärtuslikke dokumente ei hävitata.

Hävitamisele kuuluvad dokumendid selgitatakse välja dokumentide liigitusskeemi ja arhiivi koosseisu ülevaate alusel. Liigitusskeemi puudumisel tuleks dokumentide, mille säilitustähtaeg ei ole teada, hävitamine kooskõlastada vastava valdkonna spetsialistiga (nt raamatupidamisdokumentide hävitamine pearaamatupidajaga).

Arvestama peab, et ka andmekogudes olev teave tuleb pärast säilitustähtaja möödumist hävitamiseks eraldada.

Digiteerimise (skaneerimise) puhul võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad (kirja pandud teabehalduse regulatsiooni) ning teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus tagatud. Arhivaalide puhul kooskõlastatakse teabekandja hävitamine avaliku arhiiviga.

Hävitamine tuleb kindlasti dokumenteerida, seda ka eraettevõttes. Arhiivi eest vastutav isik koostab dokumentide hävitamisakti ja kooskõlastab selle vastavalt organisatsiooni teabehalduse regulatsioonile.

Hävitamisaktis märgitakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta järgmised andmed:

1) viide avaliku arhiivi hindamisotsusele (avalikke ülesandeid täitvatel asutustel ja isikutel);
2) tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi;
3) sarja nimetus või toimiku pealkiri;
4) piirdaatumid;
5) toimikute või muude üksuste hulk;
6) dokumentide säilitustähtaeg;
7) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist (kui need on olemas);
8) märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.

Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult. Jälgima peab, et andmekandjatel olev teave ei oleks pärast hävitamist taastatav ja kättesaadav (näiteks varukoopiatelt) ning teave ei tohi sattuda kolmandate isikute kätte. Hävitamismeetod tuleb valida vastavalt konfidentsiaalsusnõudele ja andmekandja tüübile. Digitaaldokumentide hävitamisel kasutatavad meetodid on näiteks failide tükeldamine või ülekirjutamine, magnetväljaga kustutamine.

Suurema koguse dokumentide hävitamise puhul on soovitatav kasutada dokumentide hävitamisteenust pakkuva ettevõtte abi.