Petturid muutuvad üha nutikamaks, eriti ostuarvete ja makseprotsesside valdkonnas. Euroopa Pangandusjärelevalve hinnangul ületavad maksepettustest tingitud kahjud ELis juba 4,3 miljardit eurot aastas. 

On aeg hinnata kriitiliselt ja parandada oma ettevõtte valmisolekut pettuseid ära tunda ja ära hoida.

1. Kaardista protsessid ja suurenda riskiteadlikkust

Finantsjuhi esimene samm on mõista, kus pettused kõige tõenäolisemalt tekivad. Suurimas ohus on valdkonnad, kus muudetakse tundlikke andmeid: uute tarnijate lisamine, maksekontode uuendamine, maksevolitused, välismaksed.

floating_list

Vaata regulaarselt üle, kes kinnitab ja kes kontrollib, ning kas automaatikas on tagatud sõltumatu kontrollikiht.

Koolita meeskonda pettuste tüüpnäidete ja „punaste lippude“ osas: kiired maksepäringud, ebaharilikud kontomuudatused, välismaised kontod, nõrk kontrollitase.

Rõhuta, et kahtlusest teavitamine ei ole süüdistus, vaid osa tavapärasest sisekontrollist.

Varajane kahtlus võib vältida tuhandeid või isegi sadu tuhandeid eurosid kahju.

2. Automatiseerimine ja usaldusväärsed kontrollmehhanismid

Kaasaegsed ostuarvete menetluse platvormid vähendavad nii vigade kui pettuste riski, kuid eeldusel, et need on õigesti seadistatud. Automatiseerimine ei tohi eemaldada vajalikku kontrollikihti – vastupidi, see peab seda toetama.

Kontrolli, et kasutusel olev süsteem pakuks:

korrektset kulude klassifitseerimist ja eelarvepiiride kontrolli;

täielikku auditilogimist: kes kinnitas, millal ja milliseid muudatusi tegi.

võimaldab kahtlase käitumise tuvastada minutitega, mitte nädalatega.

Petturid sihivad sageli just tarnijaandmeid. Üks levinumaid skeeme on „uus IBAN“ – näiliselt usaldusväärne kiri, kus palutakse makse suunata teisele kontole.

Rakenda põhimõtet, et ükski uus maksekonto ei tohi saada makseid ilma topeltkontrollita. See tähendab:

sõltumatu kinnituse küsimist enne kontomuudatuse jõustamist;

tarnijate andmete regulaarset ülevaatust;

ebaharilike kontode ja muudatuste kiiret analüüsi;

maksekontode valideerimist usaldusväärsete allikate kaudu.

Tihti piisab ühest unustatud kontrollisammust, et petturitel avaneks uks.

Pettuste ennetamine ei piirdu ainult protsesside korrashoiuga. Finantsjuht peab nägema ka numbrilist pilti: millised mustrid viitavad riskile, millised trendid näitavad kontrolli nõrgenemist.

Kasuta pettuste seireks selgeid näitajaid:

kui palju makseid tehti uutele kontodele;

kui palju katkestati konto- või tarnijamuudatusi;

mitu toimingut tehti ilma nõutud kontrollita;

kui palju tuli parandada või tagasi võtta.

Need indikaatorid annavad kiire ülevaate, kas protsess toimib või vajab sekkumist.

Juhtkonnale ja nõukogule esitatav regulaarne raport suurendab läbipaistvust ja tugevdab vastutust finantsjuhtimise ning sisekontrolli vahel.

5. Kultuur: pettus ei tohi olla tabuteema

Kõige tugevam kaitsemehhanism on kultuur, kus kahtlustest rääkimine on normaalne ja toetatud. Töötajad peavad teadma, et:

see ei too kaasa põhjendamatuid süüdistusi;

juhtumid hinnatakse neutraalselt ja kiiresti.

Kui pettuseriske käsitletakse avatult nii finantsjuhtimises, sisekontrollis kui riskijuhtimises, väheneb tõenäosus, et midagi jääb märkamata.

Kokkuvõte: tugev finantsjuhtimine algab ennetusest

Pettused ei ole enam erand - need on ärikeskkonna osa. Finantsjuhi roll on tagada, et organisatsioon tegutseks ennetavalt, mitte tagajärgedele reageerides. Automatiseerimine, selged kontrollid, tarnijaandmete rangus, süsteemne monitooring ja avatud kultuur moodustavad tõhusa kaitsekihi.

Järjepidev tähelepanu, läbipaistvad protsessid ja töötajate kaasamine aitavad vältida kaotusi ning säilitada ettevõtte usaldusväärsuse.

Arvete menetlemise automatiseerimine vähendab pettuste riski, kui seadistus on õige

Telema tegevjuht Hele Hammer. Foto: Raul Mee

Finantspettused ei ole enam teema, mis puudutab „kedagi teist“ - kõik finantsosakonnad on petturite peamiste sihtmärkide hulgas, sest just siin liiguvad arved, kinnitused ja maksed.

Modelleerimise hea tava

Finantsmudeli sisendid

Miks rakendatakse Eestis tehisintellekti finantsanalüüsis vähe? Uuring tuvastas põhjused

UUS AUDIO: Ettevõtete rahastajad: õhus on kevadet – aeg on äriplaanidelt tolm pühkida

Finantsmodelleerimine

Ettevõtte parim relv petturite vastu: töötaja julgus kahtluse korral juhilt/kolleegilt üle küsida

UUS AUDIO: Tehinguturg on hetkel ostjate poolel, kuid ega müüjad ka papist poisid ei ole

Ettevõtte eesmärgid ja finantsteabe esitamine

UUS VIDEO: Näiteid ja nõuandeid finantsjuhtimise abil ettevõttele uue hingamise andmiseks

Keeruline majandus paneb üha rohkem ettevõtteid finantsjuhiteenust sisse ostma

Riigikontroll: kõigile riigi äriühingutele pole vajalik seada kliimaeesmärke

UUS AUDIO: Milline on finantsjuhi õiglane palk?

Euroopa Liidu programmid ettevõtluse rahastamiseks

UUS AUDIO: Statistikaamet paljastab, et üle poole halduskoormust tekitavatest nõudmistest tuleb euroliidust

Ettevõtlustoetused

UUS AUDIO: Taavi Kotka: halduskoormusest vabastav reaalajamajandus venib, 10 aastat on kõhtu sügatud

Miks pank küsib selgitusi, kui autofirma ostab tonni suhkrut? Kes satub automaatsesse kontrolli?

Pankur: ESG-aruandluse kohustus küll kaob, aga ootused jäävad – alusta vabatahtliku aruandlusega

UUS AUDIO: Mõjuka finantsjuhi argipäev: kõik peavad lugu, armastavad vähesed

Müüt 10. Turutõrked õigustavad regulatiivset sekkumist

Müüt 9. ESG tulemuslikkus paraneb, kui maksta ESG-mõõdikute järgi preemiat

UUS AUDIO: Elavjõudu vähendanud maksuamet kogub rekordiliselt makse

Otsustatud: ESG aruandluskohustust lükatakse edasi

Müüt 8. Investorite suurem kaasamine on alati parem

Müüt 7. Rohkem ESG-d on alati parem

UUS AUDIO: Kuidas Soome turul läbi lüüa? Maksuameti hambusse ei tasu sattuda

Brüsseli kõlakad: kestlikkusaruande kohustuse piir tõstetakse 1000 töötajaga ettevõteteni

UUS AUDIO: Kestlikkusaruandlus – mõttetu bürokraatia või strateegilise juhtimise tööriist?

Müüt 6. Ettevõtte ESG näitajad mõõdavad ettevõtte mõju ühiskonnale

Müüt 5. Kliimarisk on investeerimisrisk

Müüt 4. Kestlike aktsiate tootlus on kõrgem

UUS AUDIO: Suurfirmade finantsjuhid: tulised vaidlused toovad paremad tulemused

Neli näpunäidet krüptoraha turvaliseks hoidmiseks

Müüt 3. ESG riskid tõstavad kapitali hinda

Hulk väiksemaid ettevõtteid pääseb uuel aastal audiitori palkamisest

UUS AUDIO: Võimenda finantstulemust tugeva tööandja väärtuspakkumise ja toimiva personalianalüütikaga

Vaadake üle finantstehingute kasutusõigused. Üllatavalt palju ettevõtteid on kokku puutunud petuskeemidega

Müüt 2. Omaniku ülimuslikkus põhjustab ülemäärase keskendumise omanikule väärtuse loomisele

Kasulik artikkel

Arvete menetlemise automatiseerimine vähendab pettuste riski, kui seadistus on õige