Petturid muutuvad üha nutikamaks, eriti ostuarvete ja makseprotsesside valdkonnas. Euroopa Pangandusjärelevalve hinnangul ületavad maksepettustest tingitud kahjud ELis juba 4,3 miljardit eurot aastas. 

On aeg hinnata kriitiliselt ja parandada oma ettevõtte valmisolekut pettuseid ära tunda ja ära hoida.

1. Kaardista protsessid ja suurenda riskiteadlikkust

Finantsjuhi esimene samm on mõista, kus pettused kõige tõenäolisemalt tekivad. Suurimas ohus on valdkonnad, kus muudetakse tundlikke andmeid: uute tarnijate lisamine, maksekontode uuendamine, maksevolitused, välismaksed.

floating_list

Vaata regulaarselt üle, kes kinnitab ja kes kontrollib, ning kas automaatikas on tagatud sõltumatu kontrollikiht.

Koolita meeskonda pettuste tüüpnäidete ja „punaste lippude“ osas: kiired maksepäringud, ebaharilikud kontomuudatused, välismaised kontod, nõrk kontrollitase.

Rõhuta, et kahtlusest teavitamine ei ole süüdistus, vaid osa tavapärasest sisekontrollist.

Varajane kahtlus võib vältida tuhandeid või isegi sadu tuhandeid eurosid kahju.

2. Automatiseerimine ja usaldusväärsed kontrollmehhanismid

Kaasaegsed ostuarvete menetluse platvormid vähendavad nii vigade kui pettuste riski, kuid eeldusel, et need on õigesti seadistatud. Automatiseerimine ei tohi eemaldada vajalikku kontrollikihti – vastupidi, see peab seda toetama.

Kontrolli, et kasutusel olev süsteem pakuks:

korrektset kulude klassifitseerimist ja eelarvepiiride kontrolli;

täielikku auditilogimist: kes kinnitas, millal ja milliseid muudatusi tegi.

võimaldab kahtlase käitumise tuvastada minutitega, mitte nädalatega.

Petturid sihivad sageli just tarnijaandmeid. Üks levinumaid skeeme on „uus IBAN“ – näiliselt usaldusväärne kiri, kus palutakse makse suunata teisele kontole.

Rakenda põhimõtet, et ükski uus maksekonto ei tohi saada makseid ilma topeltkontrollita. See tähendab:

sõltumatu kinnituse küsimist enne kontomuudatuse jõustamist;

tarnijate andmete regulaarset ülevaatust;

ebaharilike kontode ja muudatuste kiiret analüüsi;

maksekontode valideerimist usaldusväärsete allikate kaudu.

Tihti piisab ühest unustatud kontrollisammust, et petturitel avaneks uks.

Pettuste ennetamine ei piirdu ainult protsesside korrashoiuga. Finantsjuht peab nägema ka numbrilist pilti: millised mustrid viitavad riskile, millised trendid näitavad kontrolli nõrgenemist.

Kasuta pettuste seireks selgeid näitajaid:

kui palju makseid tehti uutele kontodele;

kui palju katkestati konto- või tarnijamuudatusi;

mitu toimingut tehti ilma nõutud kontrollita;

kui palju tuli parandada või tagasi võtta.

Need indikaatorid annavad kiire ülevaate, kas protsess toimib või vajab sekkumist.

Juhtkonnale ja nõukogule esitatav regulaarne raport suurendab läbipaistvust ja tugevdab vastutust finantsjuhtimise ning sisekontrolli vahel.

5. Kultuur: pettus ei tohi olla tabuteema

Kõige tugevam kaitsemehhanism on kultuur, kus kahtlustest rääkimine on normaalne ja toetatud. Töötajad peavad teadma, et:

see ei too kaasa põhjendamatuid süüdistusi;

juhtumid hinnatakse neutraalselt ja kiiresti.

Kui pettuseriske käsitletakse avatult nii finantsjuhtimises, sisekontrollis kui riskijuhtimises, väheneb tõenäosus, et midagi jääb märkamata.

Kokkuvõte: tugev finantsjuhtimine algab ennetusest

Pettused ei ole enam erand - need on ärikeskkonna osa. Finantsjuhi roll on tagada, et organisatsioon tegutseks ennetavalt, mitte tagajärgedele reageerides. Automatiseerimine, selged kontrollid, tarnijaandmete rangus, süsteemne monitooring ja avatud kultuur moodustavad tõhusa kaitsekihi.

Järjepidev tähelepanu, läbipaistvad protsessid ja töötajate kaasamine aitavad vältida kaotusi ning säilitada ettevõtte usaldusväärsuse.

Arvete menetlemise automatiseerimine vähendab pettuste riski, kui seadistus on õige

Telema tegevjuht Hele Hammer. Foto: Raul Mee

Finantspettused ei ole enam teema, mis puudutab „kedagi teist“ - kõik finantsosakonnad on petturite peamiste sihtmärkide hulgas, sest just siin liiguvad arved, kinnitused ja maksed.

Korteri väljaüürimisega raha teenida ei olegi nii lihtne, siin on 3 konksu

Kas jõulupidu liidab või loob lõhesid? Meeskonnad käituvad seal ausamalt kui koosolekul

Millal eelistada töövaidluses kompromissi, millal aga lepitusmenetlust?

Juristid: palkade avalikustamine seab Eesti keeruliste valikute ette

Millal eelistada töövaidluses kompromissi, millal lepitusmenetlust?

Evelyn Aaviksoo: töötervishoid peaks olema investeering, mitte “linnuke”

Адвокат: обязательное предварительное решение налогового департамента вносит ясность в налоговую среду Эстонии

Рождественские корпоративы: радостная традиция или источник рисков?

Kas tööandja võib lõpetada lepingu hoiatuseta?

Vandeadvokaat: tee põhjalik kodutöö enne, kui võtad vastu juhatuse liikme rolli

Personalijuht juhatuse laua taha: enne tasub teha põhjalik kodutöö

Koosolekud on peegel ettevõtte toimimisele – kas kohtume selleks, et luua või põgeneda?

Tulemuslik meeskonnatöö: 3 + 3 soovitust meeskonnajuhtidele

Küberründe ohvriks on langenud iga viies kaupmees. „Teadlikkus kasvab alles kogemuse kaudu“

Häkkerid murdsid ettevõtte küberkaitsest läbi. Millised nõuded ja trahvid võivad nüüd tabada juhatuse liikmeid?

Sõbralik kontorikoer võib tööandjale kalliks maksma minna

Heli Raidve: on ainult kaks aega – tööaeg ja puhkeaeg. Kõik muu on väljamõeldis

Advokaat: maksuameti siduv eelotsus loob Eesti maksukeskkonnas selgust

Töökoha jõulupidu: rõõmustav traditsioon või riskiallikas?

Серая зона найма: когда кандидат оплачивает счет работодателя, или настоящая цена бесплатных пробных заданий

Ettevõtte parim relv petturite vastu: töötaja julgus kahtluse korral juhilt/kolleegilt üle küsida

Tööinspektsioon hoiatab: ainult juhendist ei piisa – uuel töötajal peab olema ka praktiline väljaõpe

Как компенсировать сотруднику зарядку служебного электромобиля дома?

Värbamine on praegu sprint, mitte maraton

Eesti IT-firma soovitused värbamiseks: too välja palgavahemik ja võimalik karjäär

Advokaat selgitab: millal on ettevõtete ühinemine või jagunemine seaduslik ning millal mitte

Värbamise hall ala: kui kandidaat maksab tööandja arve ehk tasuta proovitööde tegelik hind

Kuidas hüvitada töötajale ettevõtte elektriauto kodus laadimine?

Töötervishoiuarsti otsus võib tähendada töötajale lepingu ülesütlemist

Ärivaidluste advokaat: juhatuse liikme isiklik vastutus muutub reaalseks

Как команде войти в рабочий ритм осенью?

Kristina Judina: juht peab julgema kriisi tunnistada

Tööinspektsioon: istumiskeeld pole seadusega kooskõlas, füüsilist ülekoormust tuleb vältida

Kuidas tiimiga sügishooaeg käima tõmmata?

Tööinspektsioon: istumiskeeld pole seadusega kooskõlas

Kui töötaja ei suuda keskenduda: probleem pole temas, vaid töökeskkonnas

Advokaat: IT-alal pidurdab riigihangetes innovatsiooni intellektuaalomandi kuuluvus

Tehnoloogiaettevõtte juhtivtöötaja: miks me pöörasime kontoriusku

Spordiarst soovitab, kuidas kodukontoris kehalist ülekoormust vältida

5 olulist küsimust, mida küsida oma ettevõttes AI-lahenduste kasutamise kohta

5 soovitust, kuidas pärast puhkust tööle naasta

Присяжный адвокат: опционы участия в Эстонии нельзя рассматривать как прямую заработную плату

Налоговый консультант: ужесточение налогового контроля вызывает тревогу

Kuidas teha suvel tööd nii, et ise terveks jääksid

Vandeadvokaat: Eesti osalusoptsioone ei saa käsitleda kui otsest töötasu

6 soovitust, kuidas kodukontoris kehalist ülekoormust vältida

Maksunõunik: maksukontrollide karmistamine tekitab muret

Töötervishoid juhile, kes tahab ennetada, mitte remontida

Хели Райдве: если работник отгуливает сверхурочные часы в конце месяца, работодатель платит вдвойне

Горячие вопросы о новой системе пособий по безработице

НТД: как избежать ошибок и налоговой проверки

По мнению НТД, предприятия с рисками в сфере налога с оборота составляют 6% всех эстонских предприятий

MTA: kuidas vältida eksimusi ja maksukontrolli

MTA silmis on käibemaksuriskiga 6% kõikidest Eesti ettevõtetest

Heli Raidve: kui töötaja võtab tunnid kuu lõpus tagasi, maksab tööandja topelt

Miks pank küsib selgitusi, kui autofirma ostab tonni suhkrut? Kes satub automaatsesse kontrolli?

Kasulik artikkel

Arvete menetlemise automatiseerimine vähendab pettuste riski, kui seadistus on õige