Если работодатель разрешает сотруднику использовать служебный электромобиль и для рабочих, и для частных поездок, может возникнуть необходимость зарядки автомобиля по месту жительства сотрудника. В этом случае возникает вопрос, как работодатель может компенсировать сотруднику расходы на домашнюю зарядку, связанные именно со служебными поездками.
Согласно Закону о подоходном налоге, работодатель может без уплаты налога на специальные льготы возмещать только те расходы на зарядку служебного электромобиля дома, которые связаны с рабочими поездками, поскольку это расходы, связанные с предпринимательской деятельностью. Электричество, израсходованное на частные поездки, работодатель компенсировать не должен.
В такой ситуации работодателю и сотруднику целесообразно заключить письменное соглашение о том, как будут покрываться расходы на зарядку служебного электромобиля дома у сотрудника. В соглашении можно также зафиксировать порядок подтверждения расходов.
Существует несколько способов определить расходы на зарядку. Самый простой – использовать специальный пакет, предлагаемый поставщиком услуг зарядки. В этом случае зарядная система фиксирует объем энергии, израсходованной при зарядке служебного электромобиля дома, и направляет счет напрямую работодателю. Таким образом, сотруднику не нужно оплачивать расходы на зарядку самостоятельно и предоставлять работодателю счет за электроэнергию с документами о фактически потребленном объеме энергии.
Другой вариант – работодатель компенсирует сотруднику расходы на зарядку служебного электромобиля дома на основании его счета за электроэнергию и фактически затраченных киловатт-часов. Для этого сотрудник должен предоставить работодателю свой счет за электричество и дополнительную документацию, подтверждающую, какая часть потребленной энергии пошла на зарядку автомобиля. Объем энергии, использованной для зарядки, обычно фиксируют как домашние зарядные устройства, так и бортовой компьютер электромобиля. При необходимости можно воспользоваться отдельным прибором для измерения энергопотребления.
Источник: Kaubandus-tööstuskoda