Autor: Andres Ojaver, Hedmani andmekaitse nõunik

Andmekaitse üldmäärus ehk GDPR on endiselt peavaluks paljudele ettevõtjatele, kuna reeglite paljusus ja nõuete pidev muutumine tekitavad segadust. Samas võivad eksimused viia kopsaka trahvini ning halvimal juhul ka ettevõtte tegevuse peatamiseni.

Klientide ja töötajate isikuandmed ning nendega seotud kohustused on saanud paljude ettevõtete igapäevaseks reaalsuseks, kuid endiselt jäädakse hätta seadusest tulenevate nõuete täitmisega.

floating_list

Ajakirjandusest loeme aina rohkem andmekaitsega seonduvatest reeglitest ja eksimuste tõsidusest ning üha sagedamini tekib ettevõtjal ka õigustatud küsimus, kas meil on kõik enam-vähem korras ja kuidas seda kontrollida.

Järgnevad viis sammu aitavad igal ettevõttel sõltumata suurusest ja tegevusvaldkonnast tugevdada andmekaitset, vältides trahvi või muid sanktsioone.

1. Koosta ülevaade kõikidest ettevõttes kasutatavatest isikuandmetest

Kasutatavate isikuandmete ülevaade tuleb koostada nii klientide kui ka töötajate puhul ning igas ettevõttes peab olema selge, kust ja kuidas isikuandmed tekivad, milleks neid kogutakse ning kas neid tehakse kättesaadavaks mõnele teisele ettevõttele. Samuti on tähtis olla kursis, millal isikuandmed kustutatakse või anonüümseks muudetakse ning kas selline tähtaeg tuleneb mõnest seadusest või tuleb see ettevõttel määrata.

2. Selgita välja, kas ettevõte teeb tegevusi, mille puhul peab inimeselt küsima nõusoleku

Kui vastus on jaatav, tuleb koostada nõusoleku tekst, millele saab vastata jaatavalt või ka eitavalt, märkida „linnukese“ või jätta see märkimata. Nõusolekut peab inimene hiljem saama ka tagasi võtta. Eelkõige on see oluline turundustegevuste puhul ning tundlike ehk eriliigiliste andmete kasutamise korral.

3. Andmete eest vastutab nende algne koguja

Paljud ettevõtted kasutavad koostööpartnereid sellistes töölõikudes nagu näiteks raamatupidamine, personaliotsing, andmeanalüütika, IT-teenused, turundus. Sellisel juhul tuleb meeles pidada, et kliendi ja töötaja ees vastutab igal juhul andmete algne koguja. Ettevõte vastutab ka siis, kui reeglite vastu eksib tema lepinguline partner või teenusepakkuja.

Isikuandmete kaitse vastutus ja kohustused peavad olema reguleeritud näiteks vastava lepinguga ning isikuandmeid kasutav teenusepakkuja peab olema valmis lepingutingimusi täitma. Soovitatav on panna lepingusse kirja konkreetsed kohustused infoturbe, andmete kasutamise piirangute, andmete kustutamise ja andmete edastamise piirangute kohta.

4. Krüpteerimine ja anonüümimine on andmekaitse parimad sõbrad

Isikuandmete kaitse ei ole mõeldav infoturbe meetmete rakendamiseta ning majasisesed reeglid on selles osas seetõttu vältimatud. Erilist tähelepanu tuleb pöörata ka töötajatele, seadmete kasutamisele ja intsidentidele reageerimisele. Kui andmetega siiski midagi juhtub, peab ettevõte tõsiste rikkumiste korral teavitama Andmekaitse Inspektsiooni 72 tunni jooksul.

5. Privaatsusteade olgu lihtne, aus ja läbipaistev

Veendu, et ettevõtte veebilehel olev privaatsusteade oleks lihtsasti leitav ning kirjeldaks andmekaitsealaseid tegevusi läbipaistvalt ja ausalt, teavitades inimest tema õigustest seoses oma andmetega ning sellest, kuidas ta oma õigusi teostada saab.

Tihti unustatakse, et peaks olema ka kontakt, kuhu andmekaitse küsimustes lisaküsimuste korral pöörduda. Ettevõttel on kohustus vastata 30 päeva jooksul.

ennetada trahvi andmekaitse nõuete rikkumise eest

Arvete menetlemise automatiseerimine vähendab pettuste riski, kui seadistus on õige

Korteri väljaüürimisega raha teenida ei olegi nii lihtne, siin on 3 konksu

Kas jõulupidu liidab või loob lõhesid? Meeskonnad käituvad seal ausamalt kui koosolekul

Millal eelistada töövaidluses kompromissi, millal aga lepitusmenetlust?

Juristid: palkade avalikustamine seab Eesti keeruliste valikute ette

Millal eelistada töövaidluses kompromissi, millal lepitusmenetlust?

Evelyn Aaviksoo: töötervishoid peaks olema investeering, mitte “linnuke”

Адвокат: обязательное предварительное решение налогового департамента вносит ясность в налоговую среду Эстонии

Рождественские корпоративы: радостная традиция или источник рисков?

Kas tööandja võib lõpetada lepingu hoiatuseta?

Vandeadvokaat: tee põhjalik kodutöö enne, kui võtad vastu juhatuse liikme rolli

Personalijuht juhatuse laua taha: enne tasub teha põhjalik kodutöö

Koosolekud on peegel ettevõtte toimimisele – kas kohtume selleks, et luua või põgeneda?

Tulemuslik meeskonnatöö: 3 + 3 soovitust meeskonnajuhtidele

Küberründe ohvriks on langenud iga viies kaupmees. „Teadlikkus kasvab alles kogemuse kaudu“

Häkkerid murdsid ettevõtte küberkaitsest läbi. Millised nõuded ja trahvid võivad nüüd tabada juhatuse liikmeid?

Sõbralik kontorikoer võib tööandjale kalliks maksma minna

Heli Raidve: on ainult kaks aega – tööaeg ja puhkeaeg. Kõik muu on väljamõeldis

Advokaat: maksuameti siduv eelotsus loob Eesti maksukeskkonnas selgust

Töökoha jõulupidu: rõõmustav traditsioon või riskiallikas?

Серая зона найма: когда кандидат оплачивает счет работодателя, или настоящая цена бесплатных пробных заданий

Ettevõtte parim relv petturite vastu: töötaja julgus kahtluse korral juhilt/kolleegilt üle küsida

Tööinspektsioon hoiatab: ainult juhendist ei piisa – uuel töötajal peab olema ka praktiline väljaõpe

Как компенсировать сотруднику зарядку служебного электромобиля дома?

Värbamine on praegu sprint, mitte maraton

Eesti IT-firma soovitused värbamiseks: too välja palgavahemik ja võimalik karjäär

Advokaat selgitab: millal on ettevõtete ühinemine või jagunemine seaduslik ning millal mitte

Värbamise hall ala: kui kandidaat maksab tööandja arve ehk tasuta proovitööde tegelik hind

Kuidas hüvitada töötajale ettevõtte elektriauto kodus laadimine?

Töötervishoiuarsti otsus võib tähendada töötajale lepingu ülesütlemist

Ärivaidluste advokaat: juhatuse liikme isiklik vastutus muutub reaalseks

Как команде войти в рабочий ритм осенью?

Kristina Judina: juht peab julgema kriisi tunnistada

Tööinspektsioon: istumiskeeld pole seadusega kooskõlas, füüsilist ülekoormust tuleb vältida

Kuidas tiimiga sügishooaeg käima tõmmata?

Tööinspektsioon: istumiskeeld pole seadusega kooskõlas

Kui töötaja ei suuda keskenduda: probleem pole temas, vaid töökeskkonnas

Advokaat: IT-alal pidurdab riigihangetes innovatsiooni intellektuaalomandi kuuluvus

Tehnoloogiaettevõtte juhtivtöötaja: miks me pöörasime kontoriusku

Spordiarst soovitab, kuidas kodukontoris kehalist ülekoormust vältida

5 olulist küsimust, mida küsida oma ettevõttes AI-lahenduste kasutamise kohta

5 soovitust, kuidas pärast puhkust tööle naasta

Присяжный адвокат: опционы участия в Эстонии нельзя рассматривать как прямую заработную плату

Налоговый консультант: ужесточение налогового контроля вызывает тревогу

Kuidas teha suvel tööd nii, et ise terveks jääksid

Vandeadvokaat: Eesti osalusoptsioone ei saa käsitleda kui otsest töötasu

6 soovitust, kuidas kodukontoris kehalist ülekoormust vältida

Maksunõunik: maksukontrollide karmistamine tekitab muret

Töötervishoid juhile, kes tahab ennetada, mitte remontida

Хели Райдве: если работник отгуливает сверхурочные часы в конце месяца, работодатель платит вдвойне

Горячие вопросы о новой системе пособий по безработице

НТД: как избежать ошибок и налоговой проверки

По мнению НТД, предприятия с рисками в сфере налога с оборота составляют 6% всех эстонских предприятий

MTA: kuidas vältida eksimusi ja maksukontrolli

MTA silmis on käibemaksuriskiga 6% kõikidest Eesti ettevõtetest

Heli Raidve: kui töötaja võtab tunnid kuu lõpus tagasi, maksab tööandja topelt

Miks pank küsib selgitusi, kui autofirma ostab tonni suhkrut? Kes satub automaatsesse kontrolli?

Kuidas saada hakkama tõmbleva tollipoliitikaga? Tollispetsialistide koolitajad annavad nõu

Pauk võib olla suur: ehitusturgu ähvardab ränk hinnatõus

Kuumad küsimused uue töötushüvitiste süsteemi kohta

Juhi roll värbamises: miks see on kriitiline ka siis, kui HR on tugev partner

Kuidas teha vigu õigesti? Vaata vigadele julgelt otsa

Kristina Schotter: 10 nõuannet konfliktseks äriühingu üldkoosolekuks

Vandeadvokaat: hanke kehtetuks tunnistamine võib kaasa tuua kahjunõude

Pankur: ESG-aruandluse kohustus küll kaob, aga ootused jäävad – alusta vabatahtliku aruandlusega

Ardo Reinsalu: kas tehisintellekt toob neljapäevase töönädala?

Müra esitab ehitajale kõrgeid nõudeid ja eeldab arendajalt kannatust

Töötasu märkimine haigus- või hoolduslehel: lihtne eksida, kallis parandada

Juhtimisekspert õpetab: kui meeskonnas ei vasta keegi standarditele, tuleb sellega tegeleda

Финальная игра тайны заработной платы: как создать справедливую и прозрачную систему оплаты труда?

Palgasaladuse lõppmäng: kuidas luua õiglast ja läbipaistvat tasusüsteemi?

Vaimne tervis töösuhtes: millal muutub mure töövaidluseks?

Ehituse projekteerimislepingu kohtuvaidlusi saab vältida

Mida teha, kui tööandja ei anna kirjalikku lepingut

Hoonete süsiniku jalajälje kohustust lükati edasi, aga turg nõuab seda juba täna

2025. aasta koosolekute ja arutelude teemad ehk 3 märksõna sellel tööaastal

5 практических советов бухгалтеру, как выиграть гонку со временем

Налоговый эксперт Тынис Эллинг: новые веяния в декларировании оборота в 2025 году

Резкий поворот в отчете об устойчивом развитии: компании с численностью 1000 работников теперь могут быть спасены

5 praktilist soovitust raamatupidajale, kuidas võita võidujooksu ajaga

Парадокс разницы в зарплатах: женщины просят меньшую зарплату, но их удовлетворенность работодателем выше

Sirje Tammiste: kolm tähtsat küsimust spetsialisti edutamisel juhiks

Kestlikkusaruande suur pööre: alla 1000 töötajaga ettevõttel nüüd lootus pääseda

Maksuekspert Tõnis Elling: uued tuuled käibe deklareerimisel 2025

Kui tööandja ei panusta töötajate tervisesse, maksab ta haiguslehtede ja asendajate eest

Tööandja 9 uut kohustust. Kuidas palkade läbipaistvus praktikas välja näeb?

Palgalõhe paradoks: naised küsivad väiksemat palka, aga rahulolu tööandjaga on suurem

Asjade edasilükkamine on nähtamatu ajaröövel, millele on õnneks lahendus

Vandeadvokaat: iga töötaja, mitte ainult juht, peab mõistma, et ärisaladuse hoidmise nõue on päris nõue

Vigane ehitusprojekt ei vabasta ehitajat automaatselt vastutusest

Предприниматели уезжают из Эстонии не из-за налогов, но риск остается

Бухгалтеры играют особую роль в выявлении мошенничества. Что указывает на преступление?

5 soovitust tööohutuse parandamiseks digiteerimisega

Ettevõtjad ei lahku Eestist maksude pärast, kuid risk on õhus

Raamatupidajatel on eriline roll pettuste avastamisel. Mis viitab kuriteole?

Advokaat: päranduse küsimused tasub lahendada eluajal

Kohtulugu: 4 krõbedat õppetundi suulise töölepingu ja välismaalasega

Advokaat selgitab: mida teha, kui ärisaladus ei ole enam saladus?

KOGEMUSLUGU: Rimi Eesti tarneahela juht: ühtse logistikakeskuse rajamine oli loogiline otsus

Raha vedeleb maas. “Nii saab käibemaksu lootusetult nõudelt tagasi küsida”

SMS запись в регистр работы не подтверждают соглашение сторон

Налоговые изменения в 2025 и 2026 годах

Jurist tuletab meelde: firmapeol tehtud fotode jagamisel arvesta kolleegide õigustega

Kuus võimalust võla kättesaamiseks, kui võlgnik on paberitel vaene ja varatu

Alapakkumiste aeg hakkab läbi saama

Keskkonnasäästlik ehitus pole üksnes süsinikujalajälje hindamine

SMS ja TÖRi kanne ei tõenda poolte kokkulepet

Erivajadusega inimeste kaasamine loob väärtust nii töötajale kui ka tööandjale

2025. ja 2026. aasta maksumuudatustest

Особый порядок для малых предприятий вступит в силу в 2025 году

Väikeettevõtja erikord jõustub 2025

Ekspert: automaatne küberkaitse on odav, ent tekitab petliku turvatunde

Kaugtöö varjatud riskid: kuidas tagada kodukontoris usaldus ja ohutus

Siseministeerium karmistab välismaalaste lühiajalise töötamise korda

Läbipõlemise vältimine on töötaja ja juhi jagatud vastutus

Uuring: ettevõtjad vaatavad praegust tööturu olukorda murelikult

Miks ehitusprojektides kaob alguses aeg ja lõpus raha?

Tööle kandideerimine. „See on põhiline viga, miks sind töövestlusele ei kutsuta“

Vandeadvokaat Annika Vait: soolise palgalõhe andmed on olemas, kasutage neid!

Ellex Raidla eksperdid: mida finantsettevõtted võivad oma teenuse pakkumiseks tehisaruga teha ja mida mitte

Miks psühhosotsiaalsed ohutegurid on iga tööandja vastutus

Ehitajate nõutud hind ei ole enam jätkusuutlik

Запрет на корректировку налога с оборота противоречит сути директивы

Hea juhtimiskvaliteedi tõed: ekspertide nõuanded eduka organisatsiooni toimimiseks

Värsked muudatused seadustes ja määrustes

Käibemaksu korrigeerimise keeld on vastuolus direktiivi mõttega

Изменения, касающиеся автоматической рассрочки налоговой задолженности

Maksuvõla automaatse ajatamise muudatused

Läbipõlenud töötaja andis tööandja kohtusse

Kas kasutusjuhend asendab ohutusjuhendit?

Konkurentsipiirang töölepingus – kaitse tööandjale või ootamatute kulude allikas?

Vandeadvokaadid: konkurentsipiirang töölepingus – kaitse tööandjale või ootamatute kulude allikas?

Как действовать, если работодатель теряет доверие к сотруднику?

Kuidas käituda, kui tööandjal kaob töötaja suhtes usaldus

Eksperdid: kuidas „võõrad“ osaühingu omanikeringi pääsevad ja kuidas seda takistada?

Finantsinspektsioon juhtidele: kui oled tegutsenud liigkasuvõtjana, on su tee finantssektorisse suletud

Kui tahad inimesi tõhusalt motiveerida, siis tunne nende tugevusi

Pille Parind-Nisula: vaiksed lahkujad on märk kehvast juhtimisest

Изменения в законодательстве. Подоходный налог для местных самоуправлений

Изменения в законодательстве. Пенсия по выслуге лет, профилактика нетрудоспособности

Muudatused õigusaktides: tulumaks omavalitsustele, väljateenitud aastate pension, töövõimetuse ennetamine

Muudatused õigusaktides. Väljateenitud aastate pension, töövõimetuse ennetamine

Muudatused õigusaktides. Tulumaks omavalitsustele

6 küsimust ja vastust: kestlikkusaruande koostamine ja audiitorkontroll

Kohtukaasus: äriühing käis MTA-ga kohut

Kontorisse tagasi sundimine on vähikäik organisatsioonile

Miks ja kuidas puhata ja aega maha võtta?

Kui palgata puhkuse ajas ei ole kokku lepitud, ei saa seda lepet lugeda sõlmituks

Расчет налогооблагаемой стоимости недвижимости

Excelis on võimsaid tööriistu, mida paljud finantsjuhid veel ei kasuta

Vandeadvokaat: kui palgata puhkuse ajas ei ole kokku lepitud, ei saa seda lepet lugeda sõlmituks

Kinnisasja maksustatava väärtuse arvutamine

Finantsjuhi töö nõuab tihti ka oskust esineda. 3 nippi enesekindlaks esinemiseks

Kui äriregister kustutab sinu ettevõtte, tee ennistamiseks need kolm sammu

Advokaat: suur osa AI kasutajaid ei taju selle ohte ega tagajärgi

Сколько стоит отпуск за свой счёт?

Mis maksab palgata puhkus?

Ehitushangetel on tellijate ja pakkujate hinnaootustes suured käärid

Karm tõdemus: heitmevaba sõidukipargi eesmärk võib osutuda ebarealistlikuks

Kuidas ja miks toetada meeskonna liikmeid nende isiklikes eesmärkides?

Advokaadid: mis saab maksudest äriühingu kustutamisel?

Iga töötaja on oma ettevõtte visiitkaart

Работнику должны быть предоставлены ежедневные перерывы для отдыха

Изменения в законах и постановлениях

Vales vormis leping jätab sind sotsiaalsetest hüvedest ilma

Töötajale peab võimaldama igapäevaseid puhkepause

Muudatused seadustes ja määrustes

Tellija eeldab ehitajalt projekti kõigi vigade märkamist ebamõistlikult lühikese ajaga

Тынис Эллинг: вычет входного налога с оборота не может быть запрещен на том основании, что оборот продаж компании слишком мал

Milline leping sõlmida praktikandiga?

Futurist: digieuro tuleb kindlalt, mõtleme nüüd, kas karta või rõõmustada

Töölepingu lõppemine ei lõpeta alati lisatasude maksmise kohustust

Блага и стимулы, которые могут быть предложены работникам без уплаты налогов

Hüved ja motivaatorid, mida saab töötajatele pakkuda tulumaksuvabalt

Tõnis Elling: sisendkäibemaksu mahaarvamist ei saa keelata põhjusega, et ettevõtja müügikäive on väike

Jurist selgitab, kuidas tegevuse lõpetanud ettevõttelt võlg kätte saada

Расчет отпускных

Какие существуют налоговые риски при сдаче собственного автомобиля в аренду предприятию и что следует учитывать владельцу компании

Millised on maksuriskid oma auto rentimisel ettevõttele ja mida peab firmaomanik meeles pidama

Puhkusetasu arvutamine

Smarteni arendusjuht: ideaalne laologistika nõuab robotit

Villu Zirnask: Võrklaeva uus maksumõte on kaval, aga rumal

Kasulik artikkel

Kuidas ennetada trahvi andmekaitse nõuete rikkumise eest